Quando falamos sobre rotina de trabalho, pensamos apenas em estruturar o horário que acordamos, que precisamos sair de casa e calcular possíveis imprevistos no caminho, como, por exemplo, um trânsito intenso.

Porém, otimizar a rotina de trabalho vai muito além do que apenas estruturar essas questões. Definir e colocar em prática uma rotina de trabalho é o caminho certo para conseguir gerar ainda mais resultados para a sua empresa e principalmente, ter disposição para desenvolver com excelência os seus projetos.

Mas, é muito importante analisar que a inflexibilidade nessa rotina de trabalho pode interferir na capacidade criativa e gerar mais insatisfação do que benefícios.

Por isso, é preciso trabalhar, também, o equilíbrio: não ter uma rotina impacta diretamente na produtividade profissional e ser rígido demais impede que você aproveite boas oportunidades.

Se você quer saber como otimizar a sua rotina de trabalho e, ao mesmo tempo manter em equilíbrio o seu dia a dia, é só acompanhar esse blogpost até o final!

Rotina de trabalho x Flexibilidade

Pensar em rotina não é pensar em regras que não podem ser alteradas de forma nenhuma. A definição de rotina está diretamente relacionada à organização do seu dia a dia e não ao que irá te privar de aproveitar oportunidades que chegarão durante o seu horário de trabalho.

A rotina de trabalho deve ser ter um objetivo a ser atingido. Ao definir uma rotina para enviar um documento ao escritório, por exemplo, o objetivo é que esse trabalho seja feito da melhor forma e no menor tempo possível. A flexibilidade surge justamente quando há necessidade de ajustes que, sem perder o foco no objetivo, permita atender melhor a situação.

Agora que ficou fácil entender a importância de ter uma rotina de trabalho flexível, vamos ver como você pode gerar mais resultados com a otimização do seu dia a dia.

Planejamento

O primeiro passo para quem quer gerar mais resultados e otimizar o dia a dia é simples e muito conhecido: planejamento.

É através dele que você poderá ter o controle das ações e objetivos que precisam ser cumpridos no dia a dia, além de ter em mãos possíveis questões que requerem maior atenção para serem executadas.

Outro pouco extremamente importante é a organização. Procure manter seu ambiente de trabalho organizado. Isso evita que você perca tempo procurando documentos e materiais de uso diário. Imagine se chamarem você para uma reunião urgente e não encontrar caneta e material para anotação?

Ao deixar todo o seu escritório em ordem, você terá mais tranquilidade para executar as tarefas e deixar com que os pensamentos fluam de forma sempre positiva.

Por isso, escolha sempre organizar o seu trabalho por etapas: ações que precisam ser feitas mensalmente, semanalmente, diariamente e assim por diante. Procure separar os documentos, fotos e materiais utilizados no decorrer do dia para ficar fácil sua localização.

E quando o assunto é planejamento, não temos como deixar de lado a boa e famosa agenda. Com ela, você poderá estruturar a sua rotina e entender que caso seja necessário fazer algumas flexibilizações, você não terá problemas com o andamento de reuniões e projetos.

Priorize atividades

A nossa rotina de trabalho exige que a executemos diversas atividades durante o dia. Mas, você já se perguntou quais delas são mais importantes? Priorizar atividades é criar uma rotina saudável para que tudo seja realizado de forma efetiva sem que você perca a flexibilidade para tirar um minuto para o café com os colegas de trabalho.

Para isso, faça uma lista das tarefas que precisam ser realizadas e crie um planejamento mensal, semanal e diário, uma vez que existem tarefas que precisam ser realizadas todo dia enquanto outras podem ter um tempo maior para serem finalizadas.

Vale uma reflexão de agenda e atividades da semana. Se você identificar que terá muita reunião em um dia, é preciso organizar a sua agenda para que no dia seguinte você tenha tempo para desempenhar outras atividades mais burocráticas, por exemplo.

Priorizando atividades você evita que as tarefas acumulem e sempre poderá cumprir os prazos de entrega. Você também pode escolher por iniciar o dia com atividades de maior urgência e seguir o dia na ordem de prioridade. Dessa forma, você conseguirá atingir os seus objetivos, otimizar a sua rotina de trabalho e ainda se destacar profissionalmente.

Foco

Pouco se fala sobre essa palavrinha, mas é ela que irá determinar o sucesso da sua rotina de trabalho. Além de ter um bom planejamento e alinhar as prioridades, manter o foco é fundamental para que você atinja o sucesso que deseja no seu dia a dia.

Para manter o foco, a primeira dica é desempenhar uma tarefa por vez. Em muitos casos, ao vermos a quantidade de trabalho que temos durante o dia, nos perdemos na execução e acabamos não desempenhando nenhuma de forma efetiva. Por isso, esteja sempre alinhado com a sua equipe para saberem quais atividades precisam de uma atenção especial. Essa atitude evita que você inicie vários projetos e não conclua nenhum.

Evite a procrastinação

Aquele velho ditado: “vou deixar para depois” só prejudica a produtividade. Acontece que quando o planejamento é executado e deixamos um projeto para trás, nosso cérebro, automaticamente entende que as tarefas não foram cumpridas e isso pode gerar problemas para as atividades que serão desempenhadas em seguida. Além disso, essa atitude faz com que você acumule atividades em sua mesa e perca prazos de entrega, diminuindo assim, o sucesso dos negócios.

Se surgir vontade de procrastinar uma atividade, procure lembrar-se de todos os prejuízos que essa atitude poderá provocar. Quer ter sucesso no trabalho e buscar uma melhor colocação profissional? Atrasar os prazos só prejudicará a sua imagem perante os colaboradores e gestores.

Cuide do seu tempo

Parece cliché e pode até ser, mas fazer uma boa gestão do tempo é uma ótima forma de otimizar a sua rotina de trabalho.

Você já se perguntou quantas vezes consulta as redes sociais durante o expediente ou até mesmo se pega executando alguma tarefa que não faz parte da sua rotina de trabalho?

Fazer a gestão das horas é um ótimo passo para quem quer ser ainda mais produtivo. E colocar essa prática em dia não elimina a flexibilidade e aquele descanso da mente ao ler uma notícia ou ver uma descontração nas redes sociais. O importante é saber a hora de começar e a hora de voltar para a atividade.

O mais importante na gestão do tempo é procurar eliminar todas as situações que podem provocar distrações e tirar o foco. Caso for desempenhar alguma atividade que demande mais atenção, solicite aos colegas de trabalho que não interrompa ou até mesmo fale com você durante esse período. Essa é uma ótima forma de fazer a gestão do tempo que você precisa para desempenhar essa atividade.

Outra dica importante para ter facilidade na hora de cuidar do seu tempo é utilizar ferramentas que monitoram o período utilizado para cada atividade. O Rescue Time, por exemplo, verifica até mesmo quanto tempo foi usado para realizar a leitura de e-mails. Com isso, você conseguirá identificar o que precisa ser melhorado na sua rotina para ter mais produtividade.

Agora, se você busca uma técnica de concentração e otimização do tempo, procure usar a Técnica do Pomodoro. Ela consiste na divisão das tarefas em intervalos de tempo de 25 minutos. Para aplicá-la primeiramente anote todas as suas demandas diárias em uma lista, depois comece a realizá-las e pare por 5 minutos após cada ciclo de 25 minutos.

Ao aplicar essas técnicas e usar ferramentas que podem auxiliar na gestão do tempo, você poderá trazer ainda mais resultados para o seu dia.

Cuide da sua vida pessoal

A produtividade no trabalho também é prejudicada quando o indivíduo não cuida bem do seu corpo e da mente. Dormir poucas horas, por exemplo, faz com que a pessoa fique cansada para desempenhar as atividades no dia seguinte. Por isso, é fundamental manter a qualidade do sono.

Além disso, acordar um pouco mais cedo em relação ao horário de costume também favorece para que você tenha mais disposição para o trabalho. Para complementar, procure tomar um café da manhã reforçado para ter energia para desempenhar todas as tarefas.

Se for possível, procure inserir alguma atividade física na sua rotina. Pode ser uma caminhada, corrida ou um passeio de bicicleta. Isso contribuirá para que sua mente consiga relaxar, além de melhorar a respiração e a circulação sanguínea.

Somado a isso, você também pode separar um tempo na semana para passear com a família ou encontrar os amigos. A vida social influencia a disposição, bem-estar e felicidade. Como consequência, você terá muito mais produtividade no trabalho. Lembre-se do ditado: “mente sã, corpo são”.

Ao seguir essas dicas, será muito mais fácil otimizar a rotina de trabalho e ter mais produtividade.

Se esse artigo foi útil para você, aproveite para compartilhar com aquele amigo que não está conseguindo otimizar a sua rotina de trabalho. E se você busca otimizar a sua empresa, entenda como você pode deixar o seu RH ainda mais estratégico no nosso blog.